Общество

Нужните умения, за които не говорим много

Случва ли ви се понякога толкова да ви натежи работата, че да ви дойде да извикате: “Не мога да издържам повече”?

Нужните умения, за които не говорим много

Случва ли ви се понякога толкова да ви натежи работата, че да ви дойде да извикате: “Не мога да издържам повече”?[[more]]На мен ми се е случвало често, докато работех в корпоративния свят. Работех много, харесвах това, което правех, но времето все не стигаше – влизах от среща в среща, мислите ми летяха от проект на проект, препусках през многобройните задачи и функции, които включваше трудовата ми характеристика... И докато се обърна, денят свършил, а пред мен стои изборът да остана ли още, за да придвижа другите важни неща на спокойствие, или да ги отложа за утре, когато не съм сигурна, че отново ще успея, потънала в потока на новопридошлата работа, която трябва да бъде отметната за новия ден.

Изглежда бях усвоила манталитета “винаги” – не отказвах ангажименти, поемах срещи на всяка цена, исках да участвам и присъствам навсякъде и във всичко, което ме водеше право към “не мога да издържам повече” и желанието да се откажа.

За съжаление, въпреки че често в съвременния свят говорим за управление на времето и продуктивност на труда, лесно губим умението да подреждаме целите си по приоритет. В резултат на това много хора в един момент се усещат изчерпани, разочаровани и прегорели.

Ако и на вас ви се случва да се чувствате претоварени, ако ви се налага да измествате задачи напред във времето, защото не смогвате да ги отметнете по план, означава, че и вие имате нужда от по-прецизно подреждане на ангажиментите по приоритет. Ето няколко основни признака, за които да следите.

Знак № 1: Вярвате, че всичко е много важно.
Когато погледнете своя списък със задачи и всяка ви се струва еднакво важна, не е трудно да се претоварите в опита си да свършите всичко и на всяка цена. Не бива да забравяме принципа на Парето, че 20% от задачите ни произвеждат 80% от нашите резултати, а това означава, че една малка част от ежедневната ни работа заслужава по-голямата част от вниманието и енергията ни, но не и цялата.
Решение: Максимално изяснете целите си. 

За целта може би трябва да поработите съвместно с вашия мениджър, за да получите кристално ясна представа за това как точно ще се оценява ефективността на работата ви.[[quote:0]]Например, ако вашата основна цел е да се генерират нови приходи, основният ви фокус трябва да бъде върху проследяването и правенето на постъпки и ходове, хрумнали ви по време на търговското изложение, изграждането на взаимоотношения с потенциални клиенти, а не в прекарването на часове в планиране на следващото изложение.

В края на всеки работен ден е добре да си тръгваме с въпроса: “Как днешната ми работа ще ме доближи до целите ми?” Ако усещаме, че не ни е доближила, от нас зависи веднага да направим корекция – още на другата сутрин, с помощта на промяна в приоритетите.

Знак № 2: Обсебени сте по-скоро от дейностите, а не от постиженията.
Познато ли ви е усещането, че макар от сутринта да сте свършили хиляди неща, в крайна сметка нямате чувство да сте отметнали кой знае какво? Много разочароващо, нали? Това означава, че сте се занимавали с нископриоритетни неща, като да отваряте маловажни имейли и да присъствате на неефективни срещи, или сте прекарали деня в проекти, за да помогнете на шефа си или колегите, но не сте се фокусирали достатъчно върху своята собствена цел и работа.
Решение: Направете си план за деня и стриктно се придържайте към него.[[quote:1]]Ако имейлът постоянно ви разсейва, изключете го и го проверявайте по два или три пъти на ден, като се съсредоточите върху важните неща. Не забравяйте, че всяко връщане на фокуса ви струва 64 секунди време. Ако преброите и умножите всяко разсейване по 64 секунди, сами ще разберете колко време губите по този начин, като скачате от дейност на дейност, от мейла върху плана, от социалната мрежа върху презентацията, която трябва да направите до края на деня...

Знак № 3: Точно, когато стигнете до важната работа, се разсейвате с нещо извън нея.
Чувате непрекъснато сигнала на входящите имейли, мигат съобщения, скачат някакви иконки, и така ви се иска да надникнете зад тях само за малко! По този начин, разбира се, си подхранваме отлагането, което ни пречи да започнем принципно важното, като отделно там някъде дебне и перфекционизмът ни, който пък ни задържа да не довършим навреме най-значимото в работата си. Създаваме си погрешното усещане за “многозадачност”, като че ли са ни възложени повече ангажименти, отколкото можем да обслужим. Звучи ли ви познато?

”Мултитаскингът” до известна степен е неизбежен, но да не забравяме – дори и да сме в състояние да ограничим работата си до най-важните задачи, няма да постигнем никакъв напредък, ако не успеем да се съсредоточим достатъчно дълго само върху тях, за да ги довършим качествено.
Решение: Развийте способността си да се съсредоточавате. 

Ето няколко предложения как да направите това:

1. Раздробете работата си на парчета. Използвайте техниката Помодоро да разделите дейността си на 25-минутни интервали по приоритетни задачи. След всеки 25 минути си правете кратка почивка. Повторете четири такива работни интервала и след това си позволете по-дълга почивка.

2. Групирайте работата си. Ако извършвате заедно група задачи, които са подобни, ще подобрите качеството и скоростта на работата си. Дейности като обработка на електронна поща, връщане на телефонни разговори или разглеждане на документи могат да се групират заедно и да се извършват на партиди.[[quote:2]]3. Спрете с едновременната работа в няколко направления. Сами ще се убедите, че тя отнема повече време за извършването на всяка задача, както и компрометира качеството на работата ви, вместо да го подобрява.

По време на деня правете чести проверки на реалната си преценка. На всеки час си задавайте въпроса: “С какво последният час допринесе за постигането на най-важните ми цели?” Направете нужните корекции, ако се налагат. Така няма да оставите един цял ден да се изплъзне между пръстите ви, без да сте се придвижили достатъчно напред.

Успех!